Inativação de base

A necessidade de cancelamento ou inativação de uma base poderá ocorrer por:

• Base criada exclusivamente para projeto de digitalização (base de faturamento): Base criada para a realização de um projeto de digitalização, na qual os documentos serão disponibilizados ao cliente por meio de backup para utilização em outra ferramenta. Nesses casos, o cliente não utilizará o ArqGED após a conclusão do projeto.
• Distrato: Encerramento do contrato por solicitação de uma das partes, mediante formalização do término da relação contratual.
• Inadimplência: Encerramento do contrato por iniciativa da Arquivar em razão de inadimplência do cliente.
• Vencimento de contrato proveniente de licitação: Encerramento do contrato em razão do término da vigência de contrato originado de processo licitatório, sem renovação.
• POC – Prova de Conceito: Encerramento de uma base utilizada para testes e validação da solução.

O fluxo de inativação de bases é o processo prévio à exclusão permanente de dados dos ex-clientes. Isso significa que, após a inativação, o cliente não poderá mais incluir, alterar ou consultar documentos e informações armazenadas.

Esse procedimento é utilizado em situação exclusiva de encerramento do contrato com o cliente.

O fluxo de inativação de bases não apaga os dados, apenas impede o uso ativo da base, garantindo segurança e rastreabilidade das informações. No entanto, manter os dados de um cliente inativo gera dois problemas para a Arquivar:

• Custo: Os dados permanecem em nosso servidor, gerando um custo mensal de espaço em nuvem.
• LGPD: Possuir dados de um cliente que não possui mais contrato conosco pode gerar um problema de LGPD.

Portanto, no passo a passo abaixo, ensinamos como solicitar a exclusão dos dados quando um cliente está inativo por motivos de fim de contrato.

Passo a passo macro

1. Abertura do card para gestão do Sucesso do Cliente (Card SC – Cancelamento clientes ArqGED);

2. Preenchimento Checklist SC (E-mail e Planilha em nuvem);

3. Confecção do Distrato (1º Fluxo de trabalho jurídico);

4. Assinatura do Distrato (2º Fluxo de trabalho jurídico);

5. Chamado de backup aberto pelo SC para Suporte ou dispensa de backup no distrato (Chamado Suporte);

6. Evidência de aceite do backup pelo cliente ou da dispensa de backup no distrato (Card SC – Cancelamento clientes ArqGED);

7. Chamado para limpeza de base aberto pelo SC para Suporte (Chamado Suporte) CRÍTICO;

8. Abertura card para inativação da base pelo SC para GNN (GNN – Gestão de Bases);

9. Rotina periódica de exclusão física pelo setor Desenvolvimento (Azure) CRÍTICO.

Importante:

• Caso o processo saia deste padrão aqui estabelecido, deve ser aberto um Fluxo para jurídico para parecer e direcionamento pela exceção amarrado ao card do pipeline SC – Cancelamento Cliente ArqGED.
• A comunicação entre os setores sobre o assunto sempre será intermediada pelo SUCESSO DO CLIENTE.
• Caso o franqueado ou o próprio cliente abra chamado solicitando backup com intenção de cancelamento, o atendente do suporte deve imediatamente procurar o setor Sucesso do Cliente para orientação.

POC´s: No que se diz respeito a POCs, não exige aceite de exclusão, pois se trata de um teste com dados fictícios. É alinhado inicialmente um período de teste quegeralmente é de 30 dias. Após esse teste a base é bloqueada. Pode acontecer do cliente pedir para renovar o período de POC, sendo assim não pode excluirautomaticamente após esse prazo. O ideal é considerar um prazo de 3 mesesapós o bloqueio para exclusão.