Na Localização Avançada a pesquisa por documentos é mais precisa porque para realizá-la podem ser utilizados vários filtros para refinar os resultados.

Depois de selecionar o Cliente e a Unidade, podem ser usados diversos filtros relacionados aos Dados Gerais do documento e aos seus metadados indexadores, refinando os resultados até se chegar a um universo de registros menor, em que seja mais fácil localizar o documento desejado.

No campo Dados Gerais podem ser utilizados os seguintes filtros:

• Indexador: A busca é feita pelo usuário que cadastrou o documento.
• Assinatura: Pode se realizar a busca por documentos que não foram assinados, que não foram assinados pelo próprio usuário logado, assinados ou assinados pelo próprio usuário logado.
• Data Cadastro: A busca é feita por período em que o documento foi cadastrado.
• Data Vencimento: Esse filtro se refere à tabela de temporalidade documental do (TTD) do documento. A busca é feita considerando a data em que o documento vai vencer de acordo com a TTD cadastrada.
• Status: A busca é feita considerando o status do documento, que pode ser armazenado (alocado na empresa cliente ou na unidade), eletrônico (documento que não existe fisicamente), em indexação (documento que foi criado durante a indexação), emprestado (o documento inteiro foi emprestado para consulta ao cliente), emprestado – parcial (parte do documento foi emprestada para consulta ao cliente) ou excluído (por padrão o sistema busca todos os registros exceto os excluídos, que devem ser buscados selecionando-se essa opção).
• Tipo de Caixa ou Pasta: A busca é feita considerando os tipos de caixa ou pasta utilizadas pelo cliente, que foram anteriormente associadas a ele na tela Caixa ou Pasta.
• Código de caixa, subcaixa ou provisório: A busca é feita considerando o código de caixa, subcaixa ou código provisório da caixa em que o documento está alocado.
• Código do Documento: A busca é feita considerando o código do documento, criado no momento do cadastro do documento.

Depois de selecionar o cliente, em “Metadados” serão exibidos os campos da árvore organizacional do cliente definidos anteriormente na tela Árvore Documental > Árvore Organizacional.

A partir da seleção feita nesses campos serão exibidos os campos indexadores, que deverão ser usados para realizar a busca e filtrar os resultados obtidos. Esses campos são aqueles cadastrados para o cliente como campos de lista ou campos customizados, que foram associados à arvore organizacional do cliente anteriormente. Os campos de lista são exibidos em azul e os campos customizados são exibidos em preto.

Além da possibilidade de filtrar os resultados por meio dos indexadores, é possível ainda ordenar os resultados da pesquisa, escolhendo a ordem dos campos.

Regra de pesquisa em campos indexadores

Texto

Busca por conteúdo (Padrão)

Por padrão, o sistema localiza qualquer registro que contenha o texto digitado, mesmo que ele faça parte de uma palavra ou frase maior.

• Exemplo: Pesquisar por Relatório encontrará resultados como “Relatório Anual” e “Novo relatório de vendas”.

Busca Exata

Para localizar uma expressão exatamente como foi digitada, utilize aspas duplas (“) ao redor do termo.

• Exemplo: Pesquisar por “Relatório Anual” trará apenas os registros que correspondem exatamente a “Relatório Anual”.

Busca com Curinga (%),

Ao incluir o caractere % na sua pesquisa, ele atuará como um curinga, representando qualquer sequência de caracteres.

• Exemplo: Pesquisar por Nota%Fiscal retornará registros como “Nota Fiscal” e “Nota de Serviço Fiscal”.

CPF – CNPJ – CNPJ/CPF

Ignora Formatação

Você pode digitar os números com ou sem pontuação, como pontos, traços ou barras. O sistema considera apenas os números, independentemente do formato.

• Exemplo: Pesquisar por 123.456.789-00 ou por 12345678900 retornará os mesmos resultados.

Numérico

Busca Numérica Exata

O sistema interpreta os valores como números, e não como texto. Por isso, a busca deve ser feita com o número exato que deseja encontrar.

• Exemplo: Pesquisar por 2024 localizará o campo que contém exatamente o número “2024”.

Data

• Filtro por Período

Na busca de documentos pela Localização Avançada, quando utilizamos os campos Data Início e Data Fim com operadores condicionais (>=), o sistema considera documentos que tiveram vigência em algum momento dentro do período informado.

Exemplo:

Suponha que o usuário informe:

Data Início: 31/07/2018
Data Fim: 29/10/2018

Nesse caso, a busca retornará documentos que estavam vigentes em algum momento entre 31/07/2018 e 29/10/2018.

Por exemplo:

Documento com início em 04/07/2018 e fim em 05/12/2018 → será retornado, pois estava vigente durante o período pesquisado.
Documento com início em 04/07/2018 e fim em 20/10/2018 → será retornado, pois estava vigente durante o período pesquisado.
Documento com início em 10/08/2018 e fim em 05/11/2018 → será retornado, pois estava vigente durante o período pesquisado.
Documento com início em 04/02/2018 e fim em 20/06/2018 → não será retornado, pois sua vigência terminou antes do período pesquisado.
Documento com início em 08/11/2018 e fim em 20/06/2019 → não será retornado, pois sua vigência começou depois do período pesquisado.

Em outras palavras, a lógica pode ser resumida assim:

A busca retorna documentos cuja vigência tenha alguma sobreposição com o período informado pelo usuário.
“Se o documento estava válido em qualquer momento entre 31/07/2018 e 29/10/2018, ele aparece na busca. Se terminou antes desse período ou começou depois dele, não aparece.”

Pense nisso como uma interseção entre dois intervalos de tempo.
Se o período de vigência do documento tiver qualquer interseção com o período pesquisado, o documento será retornado.
Mesmo que o documento comece antes, comece durante, termine durante ou termine depois da pesquisa, basta existir algum ponto em comum.
Ou seja, a interseção não precisa ser o período inteiro, basta existir qualquer pedaço em comum.

• Filtro de Busca Exata

Quando os campos Data Início e Data Fim não estão relacionados à pesquisa, a busca considera exatamente a combinação dos valores informados.

Exemplo:

Data Início: 23/10/2024
Data Fim: 23/10/2024

Nesse caso, a pesquisa buscará apenas documentos que possuam exatamente a combinação das datas informadas. Ou seja, o comportamento da pesquisa é equivalente a um operador AND (E), e não a um operador OR (OU).

Exemplos de resultados:

Documento com Data Início = 23/10/2024 e Data Fim = 23/10/2024 → será retornado, pois corresponde exatamente ao período informado na pesquisa.
Documento com Data Início = 01/10/2024 e Data Fim = 23/10/2024 → não será retornado, pois a Data Início é diferente da informada na pesquisa.

Portanto, para que um documento seja retornado, ambas as datas devem corresponder exatamente aos valores informados nos respectivos campos da pesquisa.

Hora

Busca por Hora Exata

Utilize o formato de hora hh:mm:ss para localizar registros em um horário específico.

• Exemplo: Para encontrar registros das 14h30, pesquise por 14:30:00.

Data e Hora

Busca por Data e Hora Exata

A pesquisa deve combinar o formato de data e hora no padrão dd/mm/aaaa hh:mm:ss.

• Exemplo: Para encontrar registros do dia 15/07/2025 às 14h30, pesquise por 15/07/2025 14:30:00.

Monetário

Busca Exata

A pesquisa deve ser feita com o valor exato, incluindo vírgulas ou pontos decimais conforme registrados no sistema.

• Exemplo: Se o valor cadastrado for 150,50, você deve pesquisar exatamente por 150,50.

CheckBox

Busca Exata

A busca considera apenas os campos em que a opção estiver exatamente marcada. O filtro só é aplicado se o CheckBox estiver selecionado.

Outros Tipos

Busca Exata

Para todos os demais tipos de campos não especificados acima, aplica-se a busca por correspondência exata. O conteúdo digitado deve ser idêntico ao que está no campo.

• Exemplo: Se o campo de e-mail contiver , você deve pesquisar exatamente por .

Ícones da tela Localização Avançada

Ao concluir a busca, serão exibidos os registros encontrados. O total de registros encontrados é exibido no canto inferior direito da tela.

Selecionado um registro serão habilitados os ícones para as ações:

Visualizar

Ao clicar no ícone Visualizar Documento, será aberta uma tela contendo os dados e as informações relacionadas ao documento.

Aba – Dados Cadastrais

Nesta aba são exibidos:

• Do lado esquerdo da tela, os campos fixos do sistema:
  • Status: Indica a situação do documento, que pode ser Armazenado, Emprestado ou Eletrônico.
  • Código do Documento: Exibe o código para identificação do documento.
  • Cliente: Exibe o nome do cliente relacionado ao documento.
  • Unidade: Exibe a unidade vinculada ao cliente.
  • Universo de Trabalho: Exibe o nível raiz da árvore organizacional em que o documento está cadastrado.
  • Árvore Organizacional: Exibe a estrutura completa da árvore organizacional à qual o documento está vinculado.
• Do lado direito da tela,  os campos indexados do documento, que podem ser de lista (Consolidação/Auto Complete) e/ou campos customizados e que vão variar conforme tipo documental cadastrado. Além desses campos, são exibidas as seguintes informações, quando houver:
  • Número da Caixa: Quando o documento estiver armazenado em uma caixa, será exibido o número correspondente à caixa em que ele está guardado.
  • Tipo de Guarda: Indica se o documento está armazenado em Guarda Interna (caixa do cliente) ou Guarda Terceirizada (caixa do cliente na unidade).
  • Destinação Final e TTD: Quando a árvore organizacional possuir configuração de TTD (Tabela de Temporalidade Documental), serão exibidas a destinação final e a TTD calculada para o documento.

Abaixo dos campos, no rodapé da tela, as funcionalidades estão distribuídas da seguinte forma:

• Do lado esquerdo:
  • Paginação: Permite navegar entre os documentos encontrados na pesquisa, possibilitando a visualização individual de cada registro.
• Do lado direito:
  • São disponibilizados os seguintes botões:

  • Voltar

    Retorna à tela de pesquisa de documentos.

    Novo Registro

    Permite realizar o cadastro de um novo documento.

    Ao clicar no botão Novo Registro, é possível cadastrar um novo documento e utilizar a funcionalidade “Manter Metadados”.

    No canto superior direito da tela, é exibida uma caixa de seleção (checkbox) que, quando marcada, mantém os valores informados nos campos indexadores após o cadastro do documento. Dessa forma, ao iniciar o cadastro de um novo documento, os campos já serão exibidos com as mesmas informações utilizadas anteriormente, facilitando e agilizando o processo de cadastros.

    

    Enviar para Caixa

    Permite transferir o documento para outra caixa.

    • • • • • Regras para o funcionamento do botão  “Enviar para a Caixa”

              1. Documentos com status Emprestado

              Quando um documento estiver com status Emprestado e estiver em uma caixa Armazenada ou Emprestada:
              – O sistema deve permitir o envio do documento somente para caixas com status Emprestada.

              2. Documentos com status Armazenado

              Quando um documento estiver com status Armazenado e estiver em uma caixa com status Armazenada:
              – O sistema deve permitir o envio somente para caixas que estejam com status Armazenada.

              3. Regras para envio conforme o tipo de guarda da caixa
              – Documentos armazenados em caixas de Guarda Interna só podem ser enviados para outras caixas de Guarda Interna.
              – Documentos armazenados em caixas de Guarda Terceirizada só podem ser enviados para outras caixas de Guarda Terceirizada.

              4. Regras para usuários do tipo Cliente

              Os usuários do tipo Cliente seguem as seguintes regras:
              – Documentos Eletrônicos: só podem ser enviados para caixas de Guarda Interna.
              – Documentos Eletrônicos: só podem ser enviados para caixas de Guarda Terceirizada que estiver com status Emprestada.
              – Documentos de Guarda Interna: só podem ser enviados para caixas de Guarda Interna.
              – Documentos de Guarda Terceirizada: só podem ser enviados para caixas de Guarda Terceirizada que estiver com status Emprestada, desde que o documento também esteja com status Emprestado.

              O objetivo desta funcionalidade é garantir que o envio de documentos entre caixas respeite o status do documento, o status da caixa, o tipo de guarda e as permissões do usuário, impedindo movimentações não permitidas pelo sistema.

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    Editar

    Utilizado para editar informações do registro que estiver selecionado. Ao clicar neste ícone é aberta uma tela com as informações do registro em modo edição.

    No canto inferior direto serão exibidos os botões:

    • • • Cancelar: permite cancelar a edição do documento.
        • Salvar: permite salvar a edição do documento e exibe a tela em um modo visualização.
        • Salvar e Fechar: permite a edição do documento e fecha a tela automaticamente.

    

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    Excluir

    Permite excluir o documento. Ao realizar a exclusão, todos os arquivos vinculados a ele também serão excluídos automaticamente.

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    Aba – Arquivo

    Caso algum arquivo tenha sido anexado ao documento, nesta aba ele será exibido. Os ícones exibidos sinalizam o tipo de arquivo (PDF, Word, Excel etc.), se possui OCR ou não, se foi assinado digitalmente ou não e se foi compartilhado ou não.

    

    Clicando nos ícones será possível realizar as seguintes ações em relação a esse arquivo:

    

    • • • Editar: Utilizado para editar o nome do documento e numerar a sua versão.
        • Excluir: Utilizado para excluir o documento que estiver selecionado.
        • Download: Utilizado para baixar o documento selecionado. O documento será aberto para visualização e download.
        • Upload: Utilizado para inserir um novo anexo ao documento.
        • Assinar: Utilizado para assinar os documentos. O usuário pode escolher entre assinar todos os documentos apresentados ou assinar apenas os que estiverem selecionados em verde no grid.
        • OCR: Habilita o serviço de realização de OCR (Optical Character Recognition, ou Reconhecimento de Caractere Óptico) das páginas do documento anexado. Essa opção só está disponível caso o cliente tenha do serviço ArqOCR contratado.
        • Compartilhar: Permite realizar o compartilhamento do registro selecionado com pessoas externas ao ArqGED, por meio de uma URL gerada para envio por e-mail. É possível definir se essa URL terá acesso por tempo indeterminado ou se terá uma data determinada de validade.

    

    • • • Descompartilhar: Utilizado para cessar o acesso aos links gerados por meio do botão “Compartilhar” e enviados por e-mail a usuários externos. Neste caso as pessoas que clicarem no link não conseguirão mais acessar o documento compartilhado.
        • Como compartilhar um documento quando ele já possui um compartilhamento em execução: Neste caso, o processo seria realizar o “Descompartilhamento”, conforme orientação anterior e realizar novamente o compartilhamento, porém, neste caso os usuários com acesso ao documento perderiam o a link, ou seja o acesso seria cessado.

    Para que os compartilhamentos anteriores não sejam perdidos, o ideal é ao clicar no ícone de “Descompartilhar”

    

    O link é novamente habilitado na tela, juntamente com o campo de envio por e-mail:

    

    Neste momento basta copiar o mesmo link ou enviar por e-mail aos novos usuários, sem efetivar o ‘Descopartilhamento’ ou seja, o cancelamento do compartilhamento anterior, sendo mantido os acessos dos usuários anteriores.

    Caso opte pelo ‘Descompartilhamento’ clicando no botão disponível, os usuários externos que até então, utilizavam o link, perderão o acesso ao documento.

    Capturar certificado: Quando se faz o upload de um documento que esteja assinado digitalmente, clicando neste ícone será possível extrair e visualizar as informações sobre o certificado digital utilizado para a assinatura. Quando o documento for assinado no próprio GED o certificado de assinaturas ficará disponível automaticamente.

    ---

    Aba Histórico

    Nesta aba será possível visualizar o histórico de todas as solicitações de consulta e devoluções do documento (de Guarda Interna ou de Guarda Terceirizada) realizadas pelo cliente.

    São exibidas as informações de número do documento, número do pedido, código da caixa onde o documento está armazenado, processo (consulta ou devolução), status, se foi localizado ou recebido, nome do solicitante, nome do atendente e data do fechamento ou recebimento.

    

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    #Aba Workflow

    Nesta aba é possível verificar todos os fluxos aos quais o documento está associado, com informações do código do fluxo, nome do processo, etapa atual em que se encontra, responsável atual, data de ativação do fluxo, status do fluxo e situação.

    

    Clicando nos ícones será possível realizar as seguintes ações em relação ao documento:

    

    • • • Ativar novo fluxo: Utilizado para ativar um novo fluxo já com o documento associado a ele.
        • Desassociar: Utilizado para desvincular o registro selecionado do fluxo. O documento continua existindo no sistema mas não terá mais relação com o fluxo.
        • Visualizar desenho: Utilizado para visualizar o desenho do fluxo ao qual o documento está associado.
        • Comentário: Utilizado para verificar os comentários feitos no fluxo ao qual o documento está associado.
        • Anexos: Utilizado para visualizar os anexos do fluxo ao qual o documento está associado.
        • Formulário: Utilizado para visualizar o formulário do fluxo ao qual o documento está associado.
        • Modelo Documento: Utilizado para visualizar o modelo PDF se existir algum associado ao fluxo.

    ---

    Reservar documento

    Este ícone só será habilitado se houver documento físico associado ao registro selecionado, ou seja, documentos que tenham sido castrados como de “Guarda Interna” ou “Guarda Terceirizada” na tela Documento > Cadastrar. Neste caso será possível solicitar a consulta aos documentos físicos por meio deste ícone.

    Reservar caixa

    Este ícone só será habilitado se houver caixa física de documentos associada ao registro selecionado. Neste caso será possível solicitar a consulta aos documentos das caixas por meio deste ícone.

    Reservar subcaixa

    Este ícone só será habilitado se houver subcaixa física de documentos associada ao registro selecionado. Neste caso será possível solicitar a consulta aos documentos das subcaixas por meio deste ícone.

    Exportar

    Esta opção permite exportar um relatório em formato Excel com os resultados da pesquisa. É possível exportar os resultados de todos os documentos encontrados, apenas os resultados de documentos que estejam emprestados ou apenas resultados de documentos já vencidos.

    

    O relatório gerado sempre mostrará os resultados separados por nó da árvore organizacional do cliente.

    

    Relatórios com menos de 20 mil linhas, são exibidos na tela do usuário no momento da solicitação. Já os relatórios com mais de 20 mil linhas, a solicitação é encaminhada para a lista de Download em Massa.

    Assinatura

    Se o cliente possuir o serviço de Assinatura Digital contratado, será exibido o ícone “Assinatura”. Será possível realizar a assinatura em lote dos arquivos selecionados no grid de todos os arquivos dos resultados da pesquisa realizada (sendo limitado a 300 arquivos por vez).

    

    Para executar a assinatura de documentos, é necessário realizar a instalação do ArqClient na máquina onde o processo será executado.

    Para assinatura de documentos tratados em conformidade com o Decreto 10.278, os arquivos que atingirem 300MB ou mais deverão ser tratados com o fracionamento em partes sequenciais devidamente nomeadas. Caso haja numeração preexistente, como o número de atendimento, sugerimos utilizar essa identificação no nome do arquivo para facilitar a organização e a futura localização do registro no ArqGED.

    Exemplo:

    Prontuário de atendimento nº 100, o fracionamento correto do arquivo deve ser:

    100 parte 01/03.pdf

    100 parte 02/03.pdf

    100 parte 03/03.pdf

    Esse procedimento visa otimizar o manuseio e a entrega dos arquivos, evitando possíveis dificuldades no processo de assinatura do acervo.

    Em conformidade com o Decreto nº 10.278/2020, que estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, o processo de assinatura do documento digitalizado tem como finalidade atestar a integridade e a autenticidade do processo de digitalização. Dessa forma, o documento deve ser assinado digitalmente pelo responsável que realizou a digitalização.

    No momento da assinatura digital, é gerado um hash criptográfico que garante que o arquivo não sofreu qualquer forma de alteração na digitalização. Caso o documento seja manipulado ou modificado posteriormente, esse hash é automaticamente corrompido, colocando o arquivo em desconformidade com os requisitos estabelecidos pelo Decreto nº 10.278/2020.

    Portanto, não se deve realizar qualquer tipo de manipulação ou edição no documento, sob pena de invalidação do processo e perda da conformidade normativa.

    Ativar novo fluxo

    Utilizado para ativar um novo fluxo com o registro selecionado já associado a ele. Esse ícone só será habilitado se o cliente possuir o serviço ArqFlow contratado. Será aberta a tela “Ativar Novo Fluxo”.

    

    Download em Massa

    O Download em Massa permite que, ao localizar um documento que possua arquivos associados a ele, seja feito o download de todos esses documentos de uma só vez. É possível solicitar um download em massa de documentos por árvore organizacional ou por lista do cliente, no campo “Tipo de Download”.

    

    Depois de selecionar o tipo de download é preciso selecionar os itens que se deseja incluir no download em massa e o tipo de arquivo que será gerado, que pode ser arquivo único em formato PDF ou de todos os arquivos em uma pasta ZIP. No arquivo PDF podem também ser incluídas capas separadoras por tipo documental.

    

    O arquivo gerado será disponibilizado em até 24 horas, dependendo do tamanho do arquivo solicitado, no menu Download em Massa.

    

    Ao lado de cada registro outros ícones podem ser exibidos. São eles:

    Endereço: Passando o mouse sobre esse ícone será possível ver o código do endereço onde aquele documento está alocado na unidade Arquivar ou na estrutura própria do cliente (documentos de Guarda Interna ou Guarda Terceirizada).

    

    Editar: Clicando neste botão será possível editar os campos indexadores do documento.

    Download: Clicando neste ícone será possível realizar o download dos arquivos do documento selecionado.

    Se ao tentar realizar o download do arquivo for exibida a mensagem “Não foi possível carregar o plug-in”, siga os passos abaixo para ajustar as configurações do navegador:

    1. Acesse as configurações do navegador.
    2. Navegue até Privacidade e Segurança.
    3. Localize a opção Documentos em PDF ou similar.
    4. Em Comportamento Padrão, selecione a opção Fazer o download dos PDFs.

    Essa configuração é padrão do navegador e pode interferir na visualização ou no download dos arquivos PDF, sendo necessário ajustá-la para corrigir o problema.

    A tela de ajuste vai variar conforme o navegador que estiver sendo utilizado. Abaixo temos exemplos da tela de ajuste de alguns dos navegadores mais comuns, fique atento ao seu navegador.