No menu Árvore Organizacional serão organizadas as informações da árvore do cliente (selecionado no campo “Cliente”) definidas anteriormente nos menus Tipo de Estrutura, Estrutura do Cliente, Estrutura Organizacional e Campo Customizado. Por meio da estrutura de árvore é possível separar os documentos por filial, área, e/ou departamento e ainda restringir acessos de usuários conforme os níveis da árvore.​

Ao clicar em qualquer nível da árvore organizacional, no lado direito é exibido o ID da Árvore, em “Detalhes”.

É neste menu que a Árvore Documental será efetivamente desenhada, arrastando-se os itens do campo “Estrutura Organizacional” à esquerda para o campo “Árvore Organizacional”, à direita. Podem ser arrastados as estruturas, campos customizados e listas criados para o cliente. Se o campo arrastado tiver um “campo pai”, ou seja, relacionamento com outro campo, os dois serão arrastados automaticamente.

Observações para a montagem da Árvore Organizacional

Se dentro de uma estrutura existir mais de um tipo documental, mas todos solicitarem os mesmos campos é possível associar estes campos à estrutura. Dessa forma todos os documentos que estiverem dentro dessa estrutura herdarão os campos.

Caso queira copiar os níveis de uma estrutura para outra, basta clicar com o botão direito sobre a estrutura que deseja copiar e selecionar a opção “Copiar níveis para”.

Defina se deseja copiar as configurações dos campos customizados e da tabela de temporalidade documental e selecione a estrutura para a qual irá copiar os dados.

Clicando com o botão direito do mouse sobre uma estrutura também é possível inativá-la ou excluí-la.

Ao clicar sobre um Tipo Documental serão exibidos os campos para configuração na TTD – Tabela de Temporalidade Documental. A Temporalidade Documental deve ser definida de acordo com a legislação e a área de atuação da empresa:

• Arquivo corrente: Tempo em que o documento deverá permanecer no setor ao qual pertence. Esse tempo deve ser cadastrado em meses, sendo possível configurar até o limite de 1.188 meses (99 anos).

• Arquivo intermediário: Tempo em que o arquivo poderá permanecer guardado no arquivo do cliente. Esse tempo deve ser cadastrado em meses, sendo possível configurar até o limite de 1.188 meses (99 anos).

• Destinação final: Destino final do arquivo após expirado, que pode ser a digitalização, a eliminação, a guarda do documento físico ou a microfilmagem. A expiração de um arquivo considera a soma do tempo no arquivo corrente e no arquivo intermediário.

• Campo Customizado ou Lista: Campo ou lista que serão utilizados como referência para a contagem do prazo do documento (como campo data de criação, data de cadastro, data de demissão, data final etc.)

  

Ao clicar sobre um campo, são exibidos os seguintes campos do lado direito da tela:

• ID Campo: ID correspondente ao campo selecionado.
• Preenchimento obrigatório: Se selecionada essa opção o campo será de preenchimento obrigatório pelo respondente no momento da indexação.
• Digitação dupla na indexação: Se selecionada essa opção será necessário ao respondente preencher o campo duas vezes. Essa opção é comum, por exemplo, em casos em que o campo é numérico e precisa ser confirmado para garantir que não haverá erro de digitação.
• Ordem: Aqui deve ser informada em que ordem o campo deverá ser exibido.