O ArqSign agora permite configurar destinatários para acompanhar os processos de assinatura e receber notificações sobre o envio, a realização de assinaturas e a conclusão do processo, com acesso ao documento para visualização. A funcionalidade também está disponível pela API de envio de documentos para assinatura.

Além disso, a Caixa Postal passou a exibir a quantidade de processos na Caixa de Entrada, Enviados, Renovações e Vencidos, facilitando o acompanhamento das pendências e dos processos em andamento.

A ArqSign conta agora com um novo Menu, o “Enviar para o ArqGED”. Ele permite gerenciar as configurações de integração para o envio de documentos concluídos do ArqSIGN para o ArqGED. Possibilitando incluir, editar e excluir integrações, além de configurar os relacionamentos entre as duas aplicações, como: 

• Regras da pasta e árvore organizacional; 
• Restrições por grupos e/ou usuários. 
• Relacionamento entre os parâmetros do processo e dos signatários e os campos do ArqGED. 

Acesse o detalhamento da funcionalidade disponível em: Integrações > Enviar para o ArqGED.

Para tornar mais intuitiva a ação de envio de documentos para assinatura, o botão “Novo Processo” foi alterado para “Enviar para Assinar”.

Nas configurações da Conta, foi incluído o campo “Estilo de Assinatura default para os signatários do processo”, Essa opção permite definir um estilo de assinatura padrão que será apresentado aos signatários no momento da assinatura. Conforme as configurações da conta, o signatário poderá ou não alterar o estilo de assinatura previamente definido.

O campo “Representação Visual Assinatura” foi alterado para “Estilo de Assinatura”.

Ao clicar na dropdown são exibidas todas as opções existentes. Caso exista alguma opção definida na conta, ela será exibida por default.

A mensagem geral é enviada a todos os destinatários, exceto para aqueles com mensagem privada configurada. Desta forma, foram realizados os seguintes ajustes:

Título: Passou a chamar “Mensagem Geral”

Nome da Mensagem: Passou a ser exibida como “Mensagem Default”

Quando o estilo de assinatura definido para o signatário for um texto de fonte específica, será exibido no momento da assinatura do documento apenas o elemento de texto, sem a opção de alteração do estilo.

A tela Administração > Usuários recebeu um novo layout e agora permite vincular usuários a departamentos já no momento da criação de um usuário, sendo possível visualizar o departamento ao qual o usuário está associado no grid da tela inicial. Foi incluído também o filtro Departamento nas opções de filtragem.

Além disso, foram feitas melhorias na seleção de Grupos de Usuários de Pasta e ajustes no layout das informações de Status. As melhorias tornam o gerenciamento dos usuários mais simples e organizado.

Outra mudança ocorreu na tela Meu Perfil, em que a aba Mensagem Padrão foi renomeada para Mensagem Personalizada, tornando mais clara a finalidade e o funcionamento do recurso.

A ArqSign passa a contar com a funcionalidade de Múltiplo Fator de Autenticação (MFA), desenvolvida para aumentar a segurança no acesso à plataforma. A partir de agora, ao realizar o login em qualquer plano pago da ArqSign, o usuário deverá informar, além do e-mail e da senha, um código de autenticação obtido por meio de um aplicativo autenticador ou enviado para o e-mail cadastrado. No primeiro acesso, será necessário configurar um dos métodos de autenticação diretamente na tela de login.

Também foi disponibilizada a nova aba MFA, localizada na tela Meu Perfil, onde o usuário pode gerenciar seus métodos de autenticação, visualizar quais estão configurados ou pendentes, adicionar um novo método e remover a configuração do aplicativo autenticador, quando necessário.

Essa funcionalidade permite gerenciar destinatários do processo de assinatura, em andamento, que possuem ação de Receber Cópia, permitindo incluir, editar e/ou excluir um ou mais destinatários que receberão cópia dos documentos ao término das assinaturas. A funcionalidade pode ser acessada por meio das telas Caixa de Entrada > Ações individuais > Gerenciar Envio Cópias  e na tela de  Dashboards – Gráficos e Relatórios > Ações individuais > Gerenciar Envio Cópias.

Foi disponibilizado também um método de API que possibilita a gestão dos destinatários com ação de receber cópia por meio de integrações.

A ArqSign recebeu duas novas funcionalidades para ampliar o controle dos processos e facilitar o acompanhamento das informações da plataforma.

• Novo Menu Departamentos permite gerenciar os departamentos da conta, possibilitando criar, editar e excluir departamentos, bem como adicionar e remover usuários nos mesmos. 

Com essa funcionalidade, colaboradores de uma mesma área (como RH, Financeiro ou Jurídico) podem acompanhar os processos do departamento com status Aguardando ou Em Andamento , mesmo que:

• não tenham criado o processo;
• não sejam responsáveis pelo processo; ou
• não sejam signatários.

Essa visualização ocorre somente quando a permissão estiver configurada para o departamento.

Qual o benefício?

A equipe passa a acompanhar os processos em andamento de forma colaborativa. Assim, na ausência do responsável, outros membros do departamento conseguem consultar o andamento dos processos da área, proporcionando maior continuidade às atividades e reduzindo a dependência de um único usuário.

• Novo Menu Dashboards – Gráficos e Relatórios: reúne informações gerenciais da plataforma em painéis visuais e relatórios consolidados.

Com essa funcionalidade, é possível acompanhar indicadores, métricas e dados operacionais de forma simples e intuitiva, facilitando a análise dos resultados, o monitoramento da utilização da plataforma e a tomada de decisões.

O acesso aos documentos com status “Aguardando” e “Em Processo” varia conforme o perfil do usuário logado:

Administrador Global: acessa todos os documentos da conta, independentemente do remetente.
Gestor de Departamentos: acessa os documentos dos usuários pertencentes ao mesmo departamento.
– Se não estiver vinculado a nenhum departamento, acessa apenas os documentos enviados por ele.
Remetente de Documentos: acessa apenas os documentos enviados por ele.

Em atendimento a Instrução Normativa RFB nº 2.229/2024, que estabelece a adoção do novo formato do CNPJ em modelo alfanumérico (com letras e números), foram ajustados todos os campos que utilizam essa informação na ArqSign.

A mudança será aplicada de forma progressiva a partir de julho de 2026 e se aplica apenas para novos cadastros de CNPJ, sem impacto para os números já existentes, portanto não teremos perda nos registros já criados na ArqSign.

Foram incluídas mais duas formas de pagamento para as compras realizadas na plataforma ArqSign. Agora para comprar um plano ou para comprar créditos, o usuário conta com mais duas opções de pagamento: PIX e Boleto.

Esta funcionalidade visa importar dados de contatos através de um arquivo formato “CSV”.