No menu Dashboards > Gráficos e Relatórios o usuário com as devidas permissões tem a possibilidade de visualizar gráficos e relatórios de processos em andamento e histórico de uso da plataforma.

Os gráficos exibidos na tela, variam conforme a permissão concedida ao usuário logado, podendo ser de:

• Processos em Andamento: O usuário visualiza o gráfico somente de processos em andamento

• Visualizar Departamentos: O usuário visualiza o gráfico dos Processos em Andamento no modo de “Departamento”

• Histórico de Uso: O usuário visualiza o gráfico do Histórico de Uso da Conta.

A exibição dos dados do gráfico serão exibidas conforme definições realizadas na tela.

Na área de trabalho é exibido:

Botão Usuários/Departamentos

Permite ao usuário definir se as informações do gráfico serão exibidas por usuário ou por departamento, logo a seleção deste botão influenciará na exibição da informação do campo “usuário/departamento” onde a lista é exibida. Por padrão, a aplicação exibe os dados da opção Usuários.

Campo Usuários/Departamentos

Conforme seleção do botão “usuário/departamento”, é realizada a exibição da lista deste campo. Quando definida a opção “Usuários”, será exibida a lista de todos os usuários da conta que possuem processos que estejam com status “Aguardando” ou “Em processo”. Quando definida a opção “Departamentos”, será exibida a lista de todos os departamentos da conta que possuem processos com status “Aguardando” ou “Em processo” que o usuário logado tem acesso.

Processos em Andamento

O gráfico é exibido no formato de barras verticais e apresenta dados dos processos com status “Aguardando” e “Em processo”. Os dados podem ser exibidos por usuário ou por departamentos da conta, conforme indicado no botão “Usuário/Departamento”.

Detalhes

Ao clicar no link “Detalhes” é exibida a lista dos processos que aparecem no gráfico, logo abaixo da imagem.

Na tela de detalhes são exibidas as seguintes colunas:

Checkbox

Possibilita a seleção de um ou mais processos na lista.

Nome do Processo

É exibido o nome do processo de assinatura, logo abaixo é exibido o nome dos seus destinatários em ordem alfabética e em casos em que o processo apresente falhas na entrega ou tenham expirado, haverá a sinalização em vermelho abaixo dos destinatários.

Responsável

É exibido o nome e o e-mail do remetente do processo.

Status

A plataforma exibe o status do processo, ao posicionar o mouse sobre o status do processo, são exibidas informações do processo: ordem, destinatário, e-mail/telefone, e código de segurança.

Tamanho

É exibido o tamanho do arquivo ou a soma dos arquivos do processo, quando for o caso.

Pasta

A plataforma exibe o caminho completo do diretório onde o processo está armazenado.

Enviado

Exibe a data/hora de envio do processo para assinatura.

Ações

O botão “Ações” lista possibilidades para o processo em questão. Ao clicar, é exibida a lista com todas as opções disponíveis para o usuário.

Ações individuais

Assinar

Disponível somente se o processo ainda não tiver sido assinado pelo signatário e caso seja a sua vez de assinar de acordo com a ordem estabelecida pelo remetente, se houver. Ao clicar neste botão o usuário é direcionado para a tela de assinatura do documento.

Histórico

Aqui é possível visualizar o histórico do processo de assinatura e seus documentos. Selecione o botão para visualizar detalhadamente os dados. Nesta tela também é possível baixar os arquivos originais do processo.

Com o botão de eventos posicionado para a direita, observamos os dados do processo na tela.

Com o botão de eventos posicionado para a esquerda, é possível visualizar os Id’s e Hash’s dos documentos, no caso de um processo com mais de um documento não agrupados.

Alterar Pasta

Esta opção só será exibida se o usuário tiver acesso à conta na qual o processo está armazenado. Ao clicar nesta opção ele poderá alterar a pasta do diretório onde o processo está armazenado.

Alterar Proprietário

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo. Ao clicar nesta opção ele poderá alterar o proprietário do processo. Ao executar essa ação não será possível realizar outras atividades de gestão do processo.

Baixar Arquivo

Quando processo possuir um documento ou é um compartilhamento de apenas um documento do processo, o sistema faz download do documento do processo e do registro de assinaturas em uma pasta.zip.

A pasta zip é nomeada com o nome do processo e o arquivo de registro de assinatura é nomeado como NomeDocumento_Registro de assinatura.

Quando o processo possuir mais de um documento, o sistema exibe modal com os documentos do processo para o usuário selecionar quais documentos deseja baixar. Caso seja um compartilhamento, deve-se listar apenas os documentos que foram compartilhados.

O Registro de Assinaturas exibe todas as informações sobre as assinaturas eletrônicas e digitais realizadas durante o processo, como nome dos signatários, data e hora da assinatura, localização, IP de onde foi realizada, dados dos certificados digitais utilizados etc.

Cancelar

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo. Ao clicar nesta opção o processo é cancelado e a sequência de assinaturas é interrompida. Essa opção não será exibida se o status do processo for “Concluído”.

Compartilhar

Essa opção permite que o usuário crie um link de acesso a um ou mais documentos do processo que poderá ser compartilhado com outras pessoas que não sejam participantes do processo de assinatura. Esse link pode ter prazo de validade determinado ou indeterminado e o usuário pode definir se deseja permitir que as pessoas que acessarem visualizem também os anexos enviados pelos signatários.

Quando o processo com mais de um documento não agrupados não possui compartilhamento de documentos, o sistema abre a modal para o usuário selecionar os documentos do processo que deseja compartilhar.

Quando o processo com mais de um documento possui compartilhamento de documentos, o sistema abre a modal com os links já compartilhados.

Ao expandir as ações do link de compartilhamento, é possível visualizar a tela de compartilhamento novamente ou e excluir o compartilhamento realizado.

Ao compartilhar os documentos do processo, o usuário tem a possibilidade de enviá-los por e-mail clicando no botão “Enviar Link por e-mail”.

Adicione no campo indicado todos os e-mails que devem receber a documentação compartilhada.

Visualização de documentos compartilhados

Quando realizado o compartilhamento de apenas um documento de um processo com mais de um documento não agrupado, ao abrir o documento, será apresentado somente o documento compartilhado com o usuário.

Observe que são apresentados na lista apenas os dados dos signatários:

Quando realizado o compartilhamento de mais documentos do processo, é apresentado na lista, além dos dados dos signatários, os demais documentos do processo:

Alterar Agendamento da Renovação

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo. Utilizada para alterar ou incluir um prazo de renovação do processo estipulado anteriormente no menu Novo Processo > Adicionar Documentos.

Recusar Assinatura

Disponível somente se o processo ainda não tiver sido assinado pelo signatário e seja a sua vez de assinar de acordo com a ordem estabelecida pelo remetente, se houver. Utilizado quando por algum motivo o signatário não deseja assinar o processo. Neste caso ele deve inserir uma justificativa para a recusa e clicar em “Recusar Assinatura”.

Reenviar

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo e se o processo estiver vencido, ou seja, o prazo de assinatura terminou antes que todos os signatários tenham assinado. Ao clicar neste botão serão exibidas as informações de ordem de envio para os destinatários, e-mail ou telefone para onde o processo foi enviado, código de segurança para acesso ao processo (se houver) e ícone “Editar”, que permite a edição das informações do destinatário.

Renomear

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo.

Quando o processo possui apenas um documento, o sistema permite alterar o nome do processo:

Quando processo possui mais de um documento, o sistema permite alterar o nome do processo e o nome dos documentos do processo.

O campo “Renomear documentos do processo” é exibido, somente se o usuário logado for o remetente do processo e o processo possuir mais de um documento/arquivo.

Por padrão, este campo é exibido desmarcado e ao ser marcado, o sistema lista todos os documentos do processo habilitados para edição.

O usuário tem a possibilidade de mover os documentos, alterando a ordenação deles. Ao mover os documentos, o sistema atualiza a numeração na frente de cada documento.

Excluir

Utilizado para excluir o arquivo, que irá para a caixa Excluídos .

Ações em lote

É possível selecionar mais de um processo marcando-se os checkbox ao lado do nome do arquivo e executar ações em lote. As ações em lote só poderão ser executadas em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo.

Mover Processo(s)

Ao clicar neste ícone será possível alterar a pasta onde os processos selecionados estão armazenados. Só será possível executar essa ação em documentos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo.

Reenviar

Ao clicar neste ícone será possível reenviar os documentos selecionados para os destinatários que ainda não assinaram. Só será possível executar essa ação em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo e que não estejam com o status “Concluído”.

Cancelar Envio

Ao clicar neste ícone será possível cancelar o envio dos processos selecionados, interrompendo a sequência de assinatura. Só será possível executar essa ação em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processos e que não estejam com o status “Concluído”.

Filtrar

É exibido o campo para a pesquisa de processos utilizando as seguintes opções:

• Nome do Processo: Permite filtrar pelo nome do processo
• Responsável: Permite filtrar pelo nome do responsável do processo
• Nome do Signatário: Permite filtrar pelo nome do signatário do processo
• Status do Processo: Permite filtrar pelo status do processo. O sistema lista as opções “Aguardando” e “Em Processo”
• Departamento: Permite filtrar pelo nome do departamento
• Enviado: Permite filtrar pela data de envio do processo, considerando o período, neste caso é exibida uma lista para seleção do usuário com prazos pré-estabelecidos pela plataforma. Além disso é possível definir um período específico para filtro, ao selecionar a opção “Personalizado”, é exibida a opção de seleção de data no calendário, podendo ser informada uma data única ou um intervalo com uma data inicial e uma data final.

Exportar Relatório

Ao clicar nesta opção,  é gerado um relatório em formato .csv com todas as informações exibidas nos detalhes mais algumas informações complementares como por exemplo, Departamento e Pasta.

Fechar

Ao clicar, é encerrada a exibição das informações apresentadas ao acionar a opção de “Detalhes”.

Histórico de Uso

O gráfico de Histórico de Uso é exibido somente aos usuários com a devida permissão de visualização dos dados.

Ao acessar o menu, o usuário poderá selecionar quais dados deseja visualizar na tela, considerando as opções:

• Processos

• WhatsApp

• SMS

O usuário também poderá definir qual período ele quer avaliar, selecionando umas das opções exibidas na lista ou personalizando o período desejado.

Ao posicionar o mouse na área do gráfico, é exibido um carda com a data e as quantidades consumidas para cada item.

Ao clicar na opção de “Detalhes” no gráfico de Histórico de uso, são exibidas as seguintes as colunas que identificam os dados do processo.

Checkbox

Possibilita a seleção de um ou mais processos na lista.

Nome do Processo

É exibido o nome do processo de assinatura, logo abaixo é exibido o nome dos seus destinatários em ordem alfabética e em casos em que o processo apresente falhas na entrega ou tenham expirado, haverá a sinalização em vermelho abaixo dos destinatários.

Responsável

É exibido o nome e o e-mail do remetente do processo.

Status

A plataforma exibe o status do processo, ao posicionar o mouse sobre o status do processo, são exibidas informações do processo: ordem, destinatário, e-mail/telefone, e código de segurança. Nos detalhes do histórico de uso, são exibidos todos os status do processo, incluindo os processos cancelados  e os concluídos.

Tamanho

É exibido o tamanho do arquivo ou a soma dos arquivos do processo, quando for o caso.

Pasta

A plataforma exibe o caminho completo do diretório onde o processo está armazenado.

Enviado

Exibe a data/hora de envio do processo para assinatura.

Ações

O botão “Ações” lista possibilidades para o processo em questão. Ao clicar, é exibida a lista com todas as opções disponíveis para o usuário.

Ações individuais

Assinar

Disponível somente se o processo ainda não tiver sido assinado pelo signatário e caso seja a sua vez de assinar de acordo com a ordem estabelecida pelo remetente, se houver. Ao clicar neste botão o usuário é direcionado para a tela de assinatura do documento.

Histórico

Aqui é possível visualizar o histórico do processo de assinatura e seus documentos. Selecione o botão para visualizar detalhadamente os dados. Nesta tela também é possível baixar os arquivos originais do processo.

Com o botão de eventos posicionado para a direita, observamos os dados do processo na tela.

Com o botão de eventos posicionado para a esquerda, é possível visualizar os Id’s e Hash’s dos documentos, no caso de um processo com mais de um documento não agrupados.

Alterar Pasta

Esta opção só será exibida se o usuário tiver acesso à conta na qual o processo está armazenado. Ao clicar nesta opção ele poderá alterar a pasta do diretório onde o processo está armazenado.

Alterar Proprietário

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo. Ao clicar nesta opção ele poderá alterar o proprietário do processo. Ao executar essa ação não será possível realizar outras atividades de gestão do processo.

Baixar Arquivo

Quando processo possuir um documento ou é um compartilhamento de apenas um documento do processo, o sistema faz download do documento do processo e do registro de assinaturas em uma pasta.zip.

A pasta zip é nomeada com o nome do processo e o arquivo de registro de assinatura é nomeado como NomeDocumento_Registro de assinatura.

Quando o processo possuir mais de um documento, o sistema exibe modal com os documentos do processo para o usuário selecionar quais documentos deseja baixar. Caso seja um compartilhamento, deve-se listar apenas os documentos que foram compartilhados.

O Registro de Assinaturas exibe todas as informações sobre as assinaturas eletrônicas e digitais realizadas durante o processo, como nome dos signatários, data e hora da assinatura, localização, IP de onde foi realizada, dados dos certificados digitais utilizados etc.

Cancelar

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo. Ao clicar nesta opção o processo é cancelado e a sequência de assinaturas é interrompida. Essa opção não será exibida se o status do processo for “Concluído”.

Compartilhar

Essa opção permite que o usuário crie um link de acesso a um ou mais documentos do processo que poderá ser compartilhado com outras pessoas que não sejam participantes do processo de assinatura. Esse link pode ter prazo de validade determinado ou indeterminado e o usuário pode definir se deseja permitir que as pessoas que acessarem visualizem também os anexos enviados pelos signatários.

Quando o processo com mais de um documento não agrupados não possui compartilhamento de documentos, o sistema abre a modal para o usuário selecionar os documentos do processo que deseja compartilhar.

Quando o processo com mais de um documento possui compartilhamento de documentos, o sistema abre a modal com os links já compartilhados.

Ao expandir as ações do link de compartilhamento, é possível visualizar a tela de compartilhamento novamente ou e excluir o compartilhamento realizado.

Ao compartilhar os documentos do processo, o usuário tem a possibilidade de enviá-los por e-mail clicando no botão “Enviar Link por e-mail”.

Adicione no campo indicado todos os e-mails que devem receber a documentação compartilhada.

Visualização de documentos compartilhados

Quando realizado o compartilhamento de apenas um documento de um processo com mais de um documento não agrupado, ao abrir o documento, será apresentado somente o documento compartilhado com o usuário.

Observe que são apresentados na lista apenas os dados dos signatários:

Quando realizado o compartilhamento de mais documentos do processo, é apresentado na lista, além dos dados dos signatários, os demais documentos do processo:

Alterar Agendamento da Renovação

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo. Utilizada para alterar ou incluir um prazo de renovação do processo estipulado anteriormente no menu Novo Processo > Adicionar Documentos.

Recusar Assinatura

Disponível somente se o processo ainda não tiver sido assinado pelo signatário e seja a sua vez de assinar de acordo com a ordem estabelecida pelo remetente, se houver. Utilizado quando por algum motivo o signatário não deseja assinar o processo. Neste caso ele deve inserir uma justificativa para a recusa e clicar em “Recusar Assinatura”.

Reenviar

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo e se o processo estiver vencido, ou seja, o prazo de assinatura terminou antes que todos os signatários tenham assinado. Ao clicar neste botão serão exibidas as informações de ordem de envio para os destinatários, e-mail ou telefone para onde o processo foi enviado, código de segurança para acesso ao processo (se houver) e ícone “Editar”, que permite a edição das informações do destinatário.

Renomear

Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do processo.

Quando o processo possui apenas um documento, o sistema permite alterar o nome do processo:

Quando processo possui mais de um documento, o sistema permite alterar o nome do processo e o nome dos documentos do processo.

O campo “Renomear documentos do processo” é exibido, somente se o usuário logado for o remetente do processo e o processo possuir mais de um documento/arquivo.

Por padrão, este campo é exibido desmarcado e ao ser marcado, o sistema lista todos os documentos do processo habilitados para edição.

O usuário tem a possibilidade de mover os documentos, alterando a ordenação deles. Ao mover os documentos, o sistema atualiza a numeração na frente de cada documento.

Excluir

Utilizado para excluir o arquivo, que irá para a caixa Excluídos .

Ações em lote

É possível selecionar mais de um processo marcando-se os checkbox ao lado do nome do arquivo e executar ações em lote. As ações em lote só poderão ser executadas em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo.

Mover Processo(s)

Ao clicar neste ícone será possível alterar a pasta onde os processos selecionados estão armazenados. Só será possível executar essa ação em documentos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo.

Reenviar

Ao clicar neste ícone será possível reenviar os documentos selecionados para os destinatários que ainda não assinaram. Só será possível executar essa ação em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processo e que não estejam com o status “Concluído”.

Cancelar Envio

Ao clicar neste ícone será possível cancelar o envio dos processos selecionados, interrompendo a sequência de assinatura. Só será possível executar essa ação em processos em que o usuário for além de signatário o remetente do processos e que não estejam com o status “Concluído”.

Filtrar

É exibido o campo para a pesquisa de processos utilizando as seguintes opções:

• Nome do Processo: Permite filtrar pelo nome do processo
• Responsável: Permite filtrar pelo nome do responsável do processo
• Nome do Signatário: Permite filtrar pelo nome do signatário do processo
• Status do Processo: Permite filtrar pelo status do processo. O sistema lista as opções “Aguardando” e “Em Processo”
• Departamento: Permite filtrar pelo nome do departamento
• Enviado: Permite filtrar pela data de envio do processo, considerando o período, neste caso é exibida uma lista para seleção do usuário com prazos pré-estabelecidos pela plataforma. Além disso é possível definir um período específico para filtro, ao selecionar a opção “Personalizado”, é exibida a opção de seleção de data no calendário, podendo ser informada uma data única ou um intervalo com uma data inicial e uma data final.

Exportar Relatório

Ao clicar nesta opção,  é gerado um relatório em formato .csv com todas as informações exibidas nos detalhes mais as informações de quantidades utilizadas.

Fechar

Ao clicar, é encerrada a exibição das informações apresentadas ao acionar a opção de “Detalhes”.