Uma Tarefa Externa é utilizada em casos em que o usuário está fora do ArqGED, ou seja, ele não possui usuário e senha de acesso ao sistema, mas precisa fazer parte do processo que acontece via ArqFlow.

A tarefa deve ser encaminhada ao responsável por um link de acesso que é informado no e-mail de notificação da tarefa.

Estrutura da Notificação de Tarefa Externa

A mensagem de notificação da tarefa externa possui uma estrutura previamente definida e que permite algumas parametrizações conforme necessidade do cliente.

1. Logomarca e cor: É possível exibir a logomarca do cliente e aplicar a cor configurada como padrão no ArqGed.
2. Assunto da Notificação: O assunto não é personalizável, aqui é exibido o assunto conforme processo definido no sistema.
3. Identificação: Essa parte da mensagem também não permite alterações, pois ela traz informações importantes:
   • Nome da Tarefa
   • Nome do Processo
   • Número do Processo
   • Prazo para execução da tarefa.
4. Texto personalizável: Neste espaço é possível inserir um texto personalizado de acordo com a necessidade do cliente. O recurso é opcional e pode ser desabilitado caso não seja necessário. Além do texto customizado, é possível exibir também, informações preenchidas em formulários utilizados no processo ou comentários registrados nas tarefas anteriores.
5. Link de acesso: Nesta parte da notificação é exibido o link para acesso à tarefa no sistema, ao acessar, o usuário é direcionado para as pendências de sua responsabilidade. Esta mensagem também é exibida em formato padrão do sistema e não pode ser alterada.

Acessando a Lista de Execução de uma Tarefa Externa

Ao acessar a tarefa externa, o usuário é direcionado para a Lista de Execução, ou seja, ele visualiza todas as pendências existentes para tratamento.

A lista de execução é composta por:

• Dados de identificação do processo:
  • Número do processo
  • Fase em que o processo se encontra
  • Data/Hora do Início da tarefa
  • Prazo para execução da tarefa e status (em dia/atrasado)
• Mensagem/Lembrete: É um texto configurado para ser exibido ao responsável pela tarefa e que traz informações relevantes para a execução da Lista de Execução.
• Formulário: Exibe os dados que devem ser preenchidos pelo responsável da tarefa, sendo os campos de preenchimento obrigatório exibidos na cor vermelha.

• Modelo PDF: Neste exemplo, identificado como Ficha de Cadastro, ao clicar, é exibido um arquivo criado em PDF que possui campos específicos para preenchimento do responsável pela tarefa. Ao clicar, a tela é dividida e é possível acessar o modelo.

• • Os campos de preenchimento obrigatório são exibidos com seleção vermelha e os demais com seleção na cor verde.
  • Tela Cheia: No cabeçalho, ao clicar, será alterada a forma de exibição do modelo PDF que passa a ocupar a tela inteira.
  • Zoom: São exibidos os botões para aumentar ou diminuir o modelo na tela.
  • Fechar: Permite retornar para a lista de execução, mas não salva o preenchimento já realizado.
  • Salvar: Salva os dados já preenchidos no modelo.
  • Downloads: Permite que o usuário baixo o modelo disponível para a máquina.

• Upload de Arquivos: Ao clicar na área de upload, se a tarefa estiver sendo executada de um Desktop é exibida a pasta de downloads, se a tarefa estiver sendo executada de um celular, é exibida também a opção de uso da câmera para fotografar os documentos solicitados no processo.

• Comentário: Aqui o usuário deve adicionar informações relevantes ao processo que está sendo executado. É importante atentar-se nos casos de obrigatoriedades de preenchimento dos campos para conclusão da tarefa.

Antes de Concluir, ao posicionar o mouse sobre o botão no topo da tela, é exibido um lembrete de todas as obrigatoriedades da tarefa.

Certifique-se de que estejam todos prontos e clique Concluir.

Ao atualizar a tela ou tentar acessar novamente a tarefa externa pelo link da Notificação, o usuário será informado da conclusão da fase:

Assinando um documento de uma Tarefa Externa

Quando a tarefa externa envolver assinatura de documentos, o responsável receberá uma Notificação do processo por e-mail, conforme ilustrado.

O responsável deve clicar em “Ler e Assinar Documentos” para acessar a tela de assinatura.

Botão Opções

São exibidas algumas opções ao usuário que deve definir qual passo seguir.

Histórico:

Recusar Assinatura: Ao clicar nesta opção, é exibida uma nova tela onde o usuário precisa informar o motivo da recusa da assinatura, ou seja, caso o usuário identifique algo que não concorde, ele deve optar pela recusa e relatar ao remetente o problema identificado.

Concluir Mais Tarde: Utilizado para retornar e concluir a assinatura em outro momento, sempre que selecionada esta opção a plataforma apresentará uma mensagem de validação da ação.

Baixar Arquivo: A opção que permite fazer o download dos documentos existentes no processo de assinatura. Selecione o(s) arquivo(s) que deseja e clique em “Baixar”.

Nesta fase do processo os documentos ainda não foram assinados, então só é possível baixar os arquivos, sem o registro das assinaturas.

No rodapé da página, temos ainda o “Termo de assinatura eletrônica” que pode ser visualizado pelo usuário a a opção de alterar o idioma da plataforma, disponível atualmente em “Inglês – USA”, “Espanhol – Espanha” ou “Português – Brasil”.

Ao assinar o documento o sistema registrará o aceite do “Termo de Assinatura Eletrônica” do signatário automaticamente.

Para prosseguir com a assinatura, o signatário deve clicar em “Assinar”.